Begini Cara Menyelenggarakan Lomba Rubik Resmi Berstandar WCA

Pertanyaan yang sering kali ditanyakan di forum diskusi komunitas rubik ialah "bagaimana cara mengadakan lomba rubik resmi atau official sesuai regulasi WCA?".

Jawabannya singkatnya, mengadakan lomba atau acara kompetisi rubik (speedcubing) bukanlah perkara mudah. Namun, ia tidak mustahil untuk dilakukan apabila direncanakan dan dieksekusi secara matang.

Apa saja poin-poin penting yang harus diperhatikan untuk mempersiapkan, mengelola, menjalankan, serta mempublikasikan lomba yang ingin kamu selenggarakan? Berikut penjabarannya.

1. Pengembangan konsep, struktur, dan perencanaan acara

Hal utama dalam suatu acara adalah ide, buah pikir yang ada dalam benak kita yang kemudian kita terjemahkan menjadi konsep dan struktur perencanaan acara lomba.

Mulailah memikirkan hal-hal berikut:
a. cabang kompetisi yang akan dilombakan. Apakah hanya 3x3x3, 2x2x2, 4x4x4? Atau juga blindfolded dan twisty puzzle selain kubus?
b. kapasitas atau kuota maksimal peserta. Apakah 50, 100, 200, atau lebih dari 500 orang?
c. nama kompetisi (dapat menyusul)
d. tempat penyelenggaraan acara. Di tempat terbuka, tertutup, atau semi-tertutup?
e. tanggal dan jam acara
f. berapa jumlah orang dalam tim panitia yang dibutuhkan untuk mebantu penyelenggaraan acara?

Mulailah mencari tahu tempat atau lokasi yang paling memungkinkan untuk diadakan lomba rubik, seperti pusat perbelanjaan/mall, sekolah, kampus/universitas, maupun aula. Catat setiap nomor kontak pengelola gedung tersebut, kemudian hubungi melalui telepon, atau surat elektronik (email), atau chat melalui aplikasi.

Apabila pengelola tempat atau gedung tertarik, mereka akan merespon pertanyaanmu dan akan menjelaskan rincian biaya sewa, ketersediaan tanggal kosong, serta peraturan selama penggunaan tempat. Poin-poin ini mesti kamu catat supaya menjadi data pembanding antara tempat satu dengan tempat lainnya.

Setelah mempertimbangkan banyak hal, pilihlah gedung atau tempat yang kemungkinan sesuai dengan estimasi biaya dan kapastias peserta.

Perihal tanggal dan jam dan detail lainnya, lihat poin berikutnya.

2. Komunikasikan dengan Delegasi World Cube Association

Menjalin komunikasi dengan WCA Delegate untuk Indonesia tidak boleh terlewatkan, apalagi jika ini adalah kompetisi pertama yang ingin kamu kelola. Tanyakan tanggal kosong yang mungkin bisa kamu ajukan untuk diadakan lomba, tanyakan pula kesediaan delegasi tersebut di tanggal yang telah didiskusikan.

Selaku panitia, kamu wajib menjaga komunikasi yang baik dengan Delegasi WCA dari sebelum, selama, hingga selesai acara. Ia yang akan mendampingi, membimbing, menasihati, mengkritik, serta memverifikasi seluk beluk acara supaya tetap berjalan sesuai regulasi WCA.

Biasanya, seorang Delegasi WCA akan memastikan kamu telah terdaftar dan pernah mengikuti kompetisi resmi WCA. Setelah itu, ia akan membuat checklist point yang mesti kamu persiapkan, mulai dari nama acara, waktu, lokasi, kapasitas tempat, kuota peserta, biaya registrasi, periode pendaftaran, sponsor, ketersediaan alat penunjang (listrik, internet, printer, laptop, meja, kursi, timer, batas garis peserta, kertas, dan lainnya).

3. Manajemen keseluruhan aspek acara

Mau kerja sendiri menjadi panitia? Saran kami: jangan!

Kenapa? Karena tenaga dan sumber daya dalam dirimu sangat terbatas. Kamu perlu bantuan dari orang lain, terutama tenaga berpengalaman di bidang ini.

Maka dari itu, setelah kamu mendapat sinyal hijau dari Delegasi WCA, belajarlah mengelola semua aspek yang akan menjadi penunjang terselenggaranya acara lomba rubik ini.

a. Keuangan

Aspek finansial tidak boleh dianggap sepele. Ia sangat penting, bahkan bisa dibilang nyawa dari suatu acara. Tanpa manajemen keuangan yang transparan, terencana, dan efektif, acara yang kamu kelola bisa hancur berantakan.

b. Pemasaran

Aspek ini meliputi penyediaan material desain, jalur promosi, serta penganggaran (budgeting).

c. Kemitraan

Aspek ini meilputi kerja sama sponsor dengan merek atau brand tertentu, kerja sama liputan media, atau kerja sama dengan institusi lain. Di beberapa kesempatan, seperti saat pandemi COVID-19 misalnya persetujuan dari Kepolisian dan instansi pemerintahan sangat dibutuhkan jika tidak ingin dianggap sebagai pelanggaran hukum.

d. Prosedur acara

Susunlah prosedur pendaftaran peserta yang runut dan mudah dimengerti, mulai dari platform pendaftaran, tata cara pembayaran, kebijakan pengembalian biaya (refund), dan tata tertib selama acara berlangsung. Dengan berpedoman terhadap prosedur yang telah kamu susun, pihak yang tidak disiplin bisa ditegur atau dikenai sanksi. Ini berlaku juga terhadap pihak panitia.

e. Kepanitiaan

Jika lomba yang kamu kelola tidak terlalu banyak pesertanya, wajar apabila panitia yang ditunjuk tidak terlalu banyak. Namun apabila kuota peserta lebih dari 50 orang bahkan di atas 100 orang, sudah pasti diperlukan tim panitia yang solid.

Berikan deskripsi tanggung jawab kepada masing-masing anggota panitia. Jangan ragu untuk menegur saat mereka berbuat salah atau lalai dari tanggung jawab.

Ingat, lebih sulit mengelola manusia daripada mengelola hal-hal lain selain manusia.

f. Distribusi peralatan acara dan hadiah

Penyerahan sertifikat dan medali Jakarta Open 2020 di Emporium Mall Pluit

Perhitungan biaya yang telah kamu buat haruslah menyertakan di dalamnya rincian penggunaan dana untuk belanja/sewa peralatan. Jangan lupa hadiah yang akan kamu berikan kepada para juara peraih podium juga tidak boleh terlewatkan.

4. Publikasi acara

Setelah acara lomba rubik selesai, kamu perlu mempublikasikan hasil acara kepada semua peserta atau wali masing-masing melalui surel atau media sosial. Publikasi melalui media massa sangat memungkinkan apabila sudah terjalin kerja sama dengan jurnalis media tertentu. Sementara itu, hasil resmi kompetisi akan diverifikasi terlebih dahulu oleh Delegasi WCA untuk diteruskan kepada Board WCA, baru bisa diumumkan kepada khalayak.

Publikasi acara dapat menjadi sangat penting terutama apabila kamu sebagai panitia memiliki kontrak kerja sama sponsor dengan merek/brand tertentu. Pihak perusahaan tentu akan memerlukan laporan kegiatan acara yang sangat detail dalam bentuk dokumen lengkap dengan teks, foto, dan video.

Kesimpulan

Sama halnya dengan acara kompetisi olahraga pada umumnya, lomba speedcubing juga membutuhkan perhatian lebih dalam penyelenggaraannya baik sebelum, sesaat, maupun sesudah acara berlangsung. Dibutuhkan ide yang matang, konsep acara terstruktur, komunikasi yang baik, serta eksekusi yang cermat untuk mengurangi segala bentuk kecerobohan atau kesalahan yang dapat berakibat fatal.

* * * 

Follow akun Instagram @rubikscubeid, Facebook, dan Twitter.